玉林市人民政府办公室关于印发玉林市办公自动化（OA）系统管理办法（试行）的通知
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玉林市人民政府办公室关于印发玉林市办公自动化（OA）系统管理办法（试行）的通知
玉林市人民政府办公室关于印发玉林市办公自动化（OA）系统管理办法（试行）的通知
玉政办发〔2005〕196号
各县（市）区人民政府（管委），市政府各委办局：
《玉林市办公自动化（OA）系统管理办法（试行）》已经市二届人民政府第38次常务会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。
二○○五年十二月三十一日
玉林市办公自动化（OA）系统管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国电子签名法》（2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过）、《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）、《全国政府系统政务信息化建设2001—2005年规划纲要》（国办发〔2001〕25号）、《电子认证服务管理办法》（中华人民共和国信息产业部令第35号）和《广西壮族自治区人民政府办公厅关于印发广西壮族自治区政府系统电子政务2005年度建设和应用任务书的通知》（桂政办发〔2005〕51 号）有关规定，为促进玉林市电子政务发展，加强对电子政务系统的管理，确保全市电子公文传输工作规范化，确保电子公文传输的安全有效，制定本办法。
第二条 玉林市办公自动化(OA)系统（http://oa.yulin.gov.cn，
以下简称系统）是我市电子政务系统的一个子系统，实现公文流转、邮件管理、日程管理、行政事务、信息动态发布等模块的机关内部办公自动化功能。
第三条 本办法适用于经批准使用我市办公自动化（OA）系统的单位（以下简称使用单位）以及各使用单位的使用人员(以下简称使用人员)。
第二章 电子公文流转内容
第四条 在系统中流转的内容为使用单位的电子公文与信息等。
第五条 密级(秘密以上)文件不在系统中进行交换。
第三章 管理机构
第六条 办公OA系统的规划、开发和推广实施工作由市政府办公室统一领导和协调指挥。
第七条 市政府办公室负责系统的监督管理工作。
（一）系统中单位注册、名称变更、撤销等相关申请，办理相应审批手续；
（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范及制度；
（三）征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在使用系统中出现的问题，并提出处理意见。
第八条 市信息中心负责系统的维护工作。
（一）组织各使用单位系统管理员和用户进行系统使用知识的培训等工作；
（二）提供系统必要的技术支持；
（三）负责系统的运行、维护和日常管理工作。
第九条 各使用单位必须明确一位领导负责分管电子政务工作；确定专、兼职管理人员，负责日常管理。
（一）负责本单位办公自动化的日常管理；
（二）指导和监督本系统的运行；
（三）负责就本系统运行与信息中心衔接。
第四章 使用单位
第十条 凡需要使用该系统的单位，应向市政府办公室提
出书面申请。机关、事业单位需提交单位成立的编办批文；企业及其他单位需经上级主管单位签署意见。经审核批准后方可办理注册手续并取得我市电子政务系统身份密钥（下称密钥）和密码。
第十一条 因以下情况而需要在系统中变更使用单位有关资料的，应向市政府办公室提出书面申请，并办理相关手续：
（一）使用单位名称变更的，在系统中应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新使用单位的系统管理员及用户名单；
（二）使用单位被撤销的，在系统中应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和用户，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；
（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位的名称，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二款办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称，则按本办法第十条办理注册手续，合并前在系统中所使用的相关单位名称按本条第二款办理注销手续。
第十二条 各使用单位应按照系统统一配置的要求，结合本单位实际情况，保证提供交换工作所需的设备和工作环境。
第五章 使用人员
第十三条 从事本系统的运行、维护、管理的工作人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，了解电子政务的内容与程序，熟悉国家有关法律、法规和规章，尽职工作，确保工作质量。
第十四条 系统中各使用单位的系统管理员负责按规范向市信息中心申报开设、注销用户帐号、初始密码和使用人员的工作职责和权限，报市政府办公室备案。
第十五条 系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作。
第十六条 系统中的使用人员帐号应保证一人一密钥，密钥和密码由本人保管。用户取得密钥和初始密码后应立即修改密码，若忘记密码应向本单位系统管理员提出申请，恢复初始密码。
如果本单位没有系统管理员可以直接向市信息中心提出申请，报市政府办公室备案。
第十七条 为使用系统的短信通知功能，用户应在本人帐号的个人资料上登记自己的手机号码，供接收交换系统的短信提醒之用。如手机换号应及时向本单位系统管理员（或市信息中心）更换资料。
第十八条 未经本单位负责人同意，无关人员不得使用系统用户的密钥和密码登录系统。
第六章 电子印章的使用和管理
第十九条 电子印章是在电子公文上盖章用的签名印章，对电子公文进行电子签名，在打印公文前，需要验证公文电子签名的合法性，通过验证并按规定方式打印而成的纸制公文具有法律效力。
第二十条 电子印章的制作式样和标准，按国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)执行。
第二十一条 各使用单位需要制作、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位负责人同意并签字后，送市政府办理报批审核手续。经市政府批准同意后，由市信息中心具体办理。
第二十二条 销毁电子印章时，市政府办公室保密室、市信息中心和公章所属单位相关人员必须同时在场。
第二十三条 各使用单位的电子印章应等同于实物印章管理，必须由负责保密工作的科室指定专人保管和使用。电子印章可由两人或两人以上分别保管。
第二十四条 电子印章由于损坏、遗失等原因造成不能使用需要换领补发，或因单位名称变更、撤销、合并等原因而需要在系统中变更资料的，必须将旧电子印章交回市政府办公室保密室处理，并按第二十一条、二十二条的规定办理手续。
第二十五条 各使用单位应按照国务院国发[1999]25号文件规定，参照本办法制定本单位电子印章的管理使用办法。
第七章 电子公文的发送
第二十六条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。
第二十七条 公文若带有不方便进行电子化处理的附件（如：书籍、图纸等），暂按纸质公文交换的方式进行交换。同时，将公文正文以电子公文形式进行交换。
第二十八条 电子公文的发送由电子公文制作、电子公文盖章、电子公文发送三个必要环节组成，可由一个或多个工作人员负责。
第二十九条 在发送电子公文时，必须选择公文的主送、抄送单位，并设置允许接收单位打印的份数。
第三十条 在系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公文的发送时间。
第八章 电子公文的接收
第三十一条 各使用单位应按时接收电子公文。
第三十二条 接收电子公文时，必须认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本单位内部系统公文流转，按常规收文进行登记，否则应予以退回。
第三十三条 打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。
第三十四条 首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。
第三十五条 电子公文接收失败时，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；如果是系统故障，要及时向市信息中心反馈。
第九章 安全保障
第三十六条 系统管理员要定期检查、维护接入电子政务系统的计算机网络，发现问题要及时排除，无法排除的要立即与市信息中心联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的用户名。使用人员必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入该系统。
第三十七条 使用该系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布。
第三十八条 要加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用该系统从事危害国家安全、泄露国家秘密等违法犯罪活动，不得复制和传播妨碍社会治安和淫秽色情信息。
第十章 应急处理
第三十九条 当系统出现故障，引起电子公文与信息无法在系统进行正常交换时，应及时通知市信息中心。由市信息中心尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内作出响应。
第四十条 若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行时，由市信息中心提出解决办法，同时报告市政府办公室，并以纸质书面的方式通知各使用单位，保障公文与信息交换工作的正常进行。
第十一章 附 则
第四十一条 各部门违反本办法的，将予以通报批评并责令改正。
第四十二条 本办法由市政府办公室负责解释。
第四十三条 本办法自发布之日起施行。
附件1
玉林市办公自动化（OA）系统使用单位注册申请表
(机关、事业单位用)
单位全称
单位简称
联 系 人
联系电话
注
册
申
请
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名； 日期： 年 月 日
审
批
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
说明：
1、注册申请单位填写除“审批单位意见”外的所有项；
2、“单位全称”直接作为在系统中的注册单位名；
3、办理注册申请需附上该单位成立的市编委办批文等相关材料；
4、使用单位注册申请应同时填写《电子印章制作申请表》，办理电子印章制
作申请手续；
5、注册审批手续完成后，3个工作日内将使用人员密钥和密码回复申请单位。
附件2
玉林市办公自动化（OA）系统使用单位注册申请表
（企业、其他单位用）
编号NO：
单位全称
单位简称
联 系 人
联系电话
申
请
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
主
管
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
审
批
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
说明：
1、注册申请单位填写除“审批单位意见”，“主管单位意见”外的所有项；
2、“单位全称”直接作为在系统中的注册单位名；
3、使用单位注册申请应同时填写《电子印章制作申请表》，办理电子印章制
作申请手续；
4、注册审批手续完成后，3个工作日内将使用人员密钥和密码回复申请单位。
附件3
玉林市办公自动化（OA）系统使用单位名称变更申请表
编号NO：
更名后单位全称
更名后单位简称
更名前单位全称
联 系 人
联系电话
更
名
申
请
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
审
批
单
位
意
见
(单位盖章)
单位负责人签名： 日期： 年 月 日
说明：
1、更名申请单位填写除“审批单位意见”外的所有项；
2、“更名后单位全称”作为在系统中更名后的注册单位名；
3、使用单位更名申请应同时填写《电子印章制作申请表》，办理电子印章制
作申请手续；
4、使用单位更名后，单位使用人员帐号不变。
附件4
玉林市办公自动化（OA）系统使用单位注销申请表
编号NO：
注销单位全称
注销后文件移交单位名称
联 系 人
联系电话
注
销
申
请
单
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